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¿Cuáles son los permisos y el acceso que debo otorgar a mis alumnos?

Puedes personalizar los permisos para estudiantes nuevos y existentes en tu cuenta de HubSpot.

En pocas palabras, debes saber que 1) los permisos y el acceso de HubSpot son importantes y 2) puedes otorgarle a todos tus estudiantes acceso general.

Encontrarás una respuesta simple abajo. Si deseas obtener más detalles sobre esto, no dudes en leer hasta el final.

Versión simple

Para editar los permisos de usuarios en tu cuenta de HubSpot, haz clic en el ícono de configuración en la barra de navegación principal. Haz clic en Usuarios y equipos en el menú de la barra lateral izquierda. Haz clic en el nombre del usuario. En el panel derecho, navega por las pestañas para otorgar y restringir permisos. Si haz creado roles, puedes asignar un rol a un usuario para otorgarle el conjunto de permisos del rol. En el panel derecho, haz clic en el menú desplegable Rol y selecciona el rol que deseas que tenga el nuevo usuario.

Para hacer que el usuario sea un Super Administrador, haz clic en el menú desplegable Acciones y seleccione Convertir en Super Administrador. Probablemente solo desees otorgar acceso de Super Administrador a otros profesores. Esto le dará acceso al usuario a todas las herramientas y configuraciones. Ten en cuenta: debes ser un Super Administrador para dar acceso a otros usuarios a ser Super Administradores. En la parte inferior del panel, haz clic en Guardar.

Si deseas editar los permisos para múltiples usuarios a la vez:

Selecciona la casilla de verificación (checkbox) junto a los usuarios cuyos permisos deseas editar. En la parte superior de la tabla, haz clic en editar Editar.

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En el panel derecho, navega por las pestañas para otorgar y restringir permisos. Haz clic en Cambiar junto a los permisos específicos para ajustar el acceso de los usuarios.

Haz clic en Guardar. No otorgarle acceso a un usuario eliminará efectivamente al usuario. Todos los usuarios deben tener acceso a al menos un producto para existir como usuario.

Los estudiantes de HubSpot con acceso de administrador pueden personalizar los permisos para estudiantes nuevos y existentes en su cuenta de HubSpot.

Por defecto, todos los estudiantes tendrán acceso a los contactos que usted haga. En la pestaña de Contactos, puedes establecer permisos y restricciones más granulares para contactos, empresas y tareas, y otras funciones relacionadas con el CRM.

Por lo general, tienes tres opciones para controlar el conjunto de contactos, empresas y tareas que el alumno puede ver. Las opciones son Todo, Solo el Equipo y Solo la Propiedad.

  • Si configuras el acceso de un alumno a "Todo", podrás ver todo el trabajo de cualquier persona que pertenezca a su portal
  • Si configuras el acceso de un alumno a "Solo el equipo", podrás ver todo el trabajo de cualquier persona que pertenezca a su equipo en su portal.
  • Si configuras el acceso de un alumno a "Solo la propiedad", podrás ver todo su propio trabajo y el de nadie más.

Versión más complicada:

Entraremos en bastante detalle, pero si te preocupan los problemas de acceso de sus alumnos, lee aquí:

  • Anuncios: selecciona el cuadro de verificación para otorgar acceso de Publicación o Lectura a la herramienta de anuncios.
  • Blog: selecciona el cuadro de verificación para otorgarle a un alumno acceso de Publicación, Escritura o Lectura a la herramienta de blog. Los estudiantes con acceso de escritura pueden crear contenido en la herramienta de blog, pero no pueden publicar nuevos posts o actualizar publicaciones en vivo.
  • Correo electrónico: selecciona el cuadro de verificación para otorgarle a un estudiante acceso de Publicación, Escritura o Lectura a la herramienta de correo electrónico. los estudiantes con acceso de escritura pueden crear correos electrónicos, pero no pueden enviar correos electrónicos de marketing o guardar correos electrónicos para que la automatización los use en los flujos de trabajo (solo Marketing Hub Professional).
  • Páginas de destino: selecciona el cuadro de verificación para otorgarle a un alumno acceso de Publicación, Escritura o Lectura a la herramienta de páginas de destino. los estudiantes con acceso de escritura pueden crear páginas de destino pero no pueden publicar nuevas páginas o actualizar páginas en vivo.
  • Páginas web: selecciona el cuadro de verificación para otorgarle a un alumno acceso de Publicación, Escritura o Lectura a la herramienta de páginas del sitio web. los estudiantes con acceso de escritura pueden crear páginas web pero no pueden publicar páginas nuevas ni actualizar páginas en vivo.
  • Redireccionamientos de URL: selecciona la casilla de verificación para otorgar al alumno permisos de lectura o escritura en la herramienta de redireccionamiento de URL. los estudiantes con acceso de escritura pueden crear y actualizar redireccionamientos de URL.

Ten en cuenta que un estudiante debe tener acceso de escritura o publicación a al menos una de las herramientas de marketing anteriores para poder acceder a la herramienta de llamadas a la acción.

  • HubDB (complemento de sitio web): selecciona el cuadro de verificación para otorgarle a un estudiante acceso de Publicación, Escritura o Lectura a HubDB.
    • Leer: el alumno puede ver datos dentro de las filas de la tabla y exportar datos, pero no puede agregar datos adicionales.
    • Escribir: el alumno puede agregar filas a una tabla, clonar filas bloqueadas, importar datos y exportar datos.
    • Publicar: el alumno puede agregar nuevas filas, editar filas existentes y eliminar filas de una tabla.

Ten en cuenta que los estudiantes deben tener el permiso de editar tablas HubDB habilitado en el acceso de administrador para actualizar la configuración de las tablas y crear, clonar, y cancelar la publicación o eliminar tablas de HubDB.

  • Publicación social: haz clic en el menú desplegable para controlar las cuentas sociales en las que el alumno puede publicar. los estudiantes con permisos de Todas las Cuentas, Sus Cuentas o Solo Borrador, pueden ver todas las cuentas sociales compartidas en monitoreo social, publicaciones e informes, así como cualquier cuenta social que hayan conectado.
    • Todas las cuentas: el alumno puede publicar en las cuentas sociales que ha conectado o en cualquier cuenta social compartida. El estudiante también puede cambiar las configuraciones sociales.
    • Solo sus cuentas: el alumno puede publicar en las cuentas sociales que conectó.
    • Solo borrador (solo Marketing Hub Enterprise): el estudiante no puede publicar en ninguna cuenta social, pero puede crear borradores de publicaciones sociales en las cuentas sociales que conectó o en cualquier cuenta social compartida.
    • Ninguno: el alumno no tiene acceso a la herramienta social, que no aparecerá en el menú de navegación cuando haya iniciado sesión.
  • Listas: activa el interruptor para otorgarle a un estudiante acceso a la herramienta de listas.
  • Formularios: activa el interruptor para otorgarle a tu alumno acceso a la herramienta de formularios.
  • Informes: activa el interruptor para otorgarle acceso a tu alumno a las herramientas de informes.
    • Las herramientas de informes incluyen análisis de tráfico, rendimiento de la página, palabras clave, competidores, eventos (solo Marketing Hub Enterprise) y configuración de informes. Esto también controla el acceso a la herramienta de campañas (en tu cuenta de HubSpot, navega a Marketing> Planificación y estrategia> Campañas).
    • La configuración no controla el acceso al complemento de informes. Los permisos relacionados con el complemento de informes se encuentran en la sección de Administrador en Editar Propiedad de Informes.
  • Editar plantillas y módulos de código: activa el interruptor para que el alumno pueda editar plantillas y módulos codificados, que aparecen en la carpeta: Archivos Codificados dentro del administrador de diseño. los estudiantes sin el permiso de editar plantillas y módulos de código no podrán acceder al mercado de plantillas.
  • Content Staging: activa el interruptor para otorgarle a un alumno acceso a la herramienta de content staging.

Editar configuración de contenido: activa el interruptor para otorgarle a tu alumno la posibilidad de editar la configuración de contenido, incluida la configuración del sitio web.

Ventas

En la pestaña Ventas, puedes establecer permisos y restricciones más detalladas para ofertas y las herramientas de ventas.

Acceso a ofertas

La configuración a continuación se aplica a las ofertas.

  • Ver: haz clic en el menú desplegable para controlar el conjunto de ofertas que el alumno puede ver.
    • Las opciones son: Todo, Solo Equipo y Solo Propietario.
    • Cuando selecciones Solo Equipo o Solo Propietario, selecciona la casilla de verificación Sin Asignar para permitir que el alumno vea las ofertas sin asignar.
  • Editar: haz clic en el menú desplegable para controlar el conjunto de ofertas que el alumno puede editar.
    • Las opciones son Todo, Solo Equipo y Solo Propietario y Ninguno.
    • Cuando selecciones Solo Equipo o Solo Propietario, selecciona la casilla de verificación Sin Asignar para permitir que el alumno vea las ofertas sin asignar.
    • Para evitar que el alumno cree nuevas ofertas o edite ofertas existentes, selecciona Ninguna.

Ten en cuenta que los permisos de propiedad se basan en la propiedad del propietario del Deal y las propiedades personalizadas de tipo de campo de estudiante de HubSpot. los estudiantes con permisos de propiedad del Equipo pueden acceder a los registros que pertenecen a cualquier miembro de su(s) equipo(s) asignado(s) y, si tiene equipos de padres e hijos (solo cuentas Enterprise), los miembros de los equipos secundarios de su equipo.

 

Acceso a Deals

  • Acceso a deals: activa este interruptor para otorgarle a tu estudiante acceso a plantillas de ventas, documentos y llamadas. Con el interruptor activado, el estudiante con acceso de administrador puede editar aún más el permiso de ventas para el estudiante.
  • Sales Starter / Professional / Enterprise: activa el interruptor Sales Starter / Professional / Enterprises para otorgarle al estudiante acceso a las herramientas de ventas disponibles para el puesto: mensajes (Sales HubStarter, Professional y Enterprise solamente), secuencias (Sales Hub Starter, Professional y Enterprise solamente) y playbooks (Sales Hub Enterprise solamente).

Ten en cuenta: si has asignado todos tus asientos pagados, puedes hacer clic en Comprar otro usuario para actualizar a un estudiante. Obtén más información sobre la gestión de los estudiantes pagados de Sales Hub.

  • Cotizaciones: selecciona el cuadro de verificación para otorgarle a tu estudiante acceso de Publicación o Escritura para cotizaciones.
  • Establece permisos de libros de jugadas: selecciona el cuadro de verificación para otorgarle a tu estudiante acceso de Publicación o Escritura a los libros de jugadas, o playbooks. Solo los estudiantes de Sales Hub Enterprise con acceso de administrador pueden editar los permisos de escritura y publicación de un estudiante para libros de jugadas.

Servicio

En la pestaña Servicios, puedes establecer permisos y restricciones más granulares para los tickets y las herramientas de servicio.